Vælg den rigtige delsum til skjulte og filtrerede Excel-rækker
Salgslisten ser ens ud på skærmen, men totalen kan afhænge af, hvordan rækkerne blev fjernet fra visningen. Beslut først, om summen skal følge filteret alene eller også manuelle skjulninger. Skriv derefter beregningen, så en kollega kan forstå valget.
Skeln mellem de to summer
I Excels SUBTOTAL-funktion betyder 9 sum inklusive manuelt skjulte rækker, mens 109 udelader dem. Rækker, som et filter har udeladt, indgår ikke i nogen af de to varianter. Microsoft beskriver funktionen som beregnet til lodrette dataområder.
Et illustrativt prøvesæt med 100, 200 og 300 kan gøre forskellen tydelig: Skjul rækken med 200 manuelt. Den forventede sum er da 600 med 9 og 400 med 109. Filtreres samme række væk, er den forventede sum 400 i begge tilfælde.
Skriv hvad totalen repræsenterer
Navngiv resultatet efter dets betydning, eksempelvis Sum efter filter eller Sum af synlige rækker. En overskrift som Total fortæller ikke, om skjulte tilbud er medregnet.
Vores anbefaling er at bruge et filter med et synligt kriterium, når en bestemt sagstype skal udgå af rapporten. Manuelt skjulte rækker kan være praktiske under arbejdet, men bør ikke være den eneste dokumentation for, hvorfor en sag ikke tælles med.
Kontrollér den aflevering der skal bruges
Microsoft oplyser, at indlejrede SUBTOTAL-resultater udelades for at undgå dobbelttælling. Det erstatter ikke en kontrol af, om det valgte område faktisk dækker de ønskede poster.
Afprøv både nulstilling af filteret og genvisning af skjulte rækker, og sammenlign med en lille håndberegnet kontrol. Brug funktionsnavn og separatorer, der passer til jeres Excel-sprog. Gem de valgte filtre og beregningens formål sammen med rapporten, så den næste person kan gentage resultatet.