Bevar foranstillede nuller og lange ID-koder i Excel
En leverandørfil indeholder varenummeret 00127, men efter import står der 127. Beløb må gerne kunne beregnes; identifikatorer skal bevare deres tegn. Aftal derfor kolonnernes betydning, før filen åbnes og sendes videre til næste system.
Adskil identifikatorer fra tal
Microsoft beskriver, at Excel kan fjerne foranstillede nuller og omdanne lange tal til videnskabelig notation. Tal har højst 15 betydende cifres præcision. Koder på 16 cifre eller mere skal derfor håndteres som tekst for at bevare alle cifre.
Vores anbefaling er at markere ID-kolonner i importvejledningen: varenummer, kundenummer og eksternt ordrenummer. Hold antal, pris og andre beregningsværdier adskilt. Et felt bliver ikke et beløb, blot fordi det kun indeholder cifre.
Vælg datatypen inden indlæsning
Ved import gennem Power Query kan de relevante kolonner sættes til Text, før data indlæses i arket. Ved manuel indtastning kan kolonnen formateres som tekst på forhånd. En efterfølgende ændring genskaber ikke cifre, som allerede er gået tabt.
Bevar den oprindelige fil. Hvis den åbne kopi allerede har mistet tegn, så indlæs kilden igen med den korrekte type i stedet for at gætte på de manglende nuller. Forskellige kodelængder kan gøre automatisk udfyldning med nuller forkert.
Kontrollér værdien efter den næste overførsel
Microsoft skelner mellem at bevare tekst og at bruge et brugerdefineret talformat til visning inde i projektmappen. Sidstnævnte er ikke samme valg som at bevare en kode til brug i andre systemer.
Lav et lille prøvesæt med en kode med nul foran, en lang kode og en almindelig numerisk værdi. Sammenlign tegn for tegn med kilden efter eksport eller import i modtagersystemet. Først når hele overførslen bevarer de forventede værdier, bør resten af filen behandles.