Skeln mellem Asana-opgavens ansvarlige og samarbejdspartnere
Flere kolleger følger en opgave, og alle kan se kommentarerne. Alligevel kan næste handling blive overset, hvis gruppen antager, at en anden tager den. Gennemgå derfor den konkrete ansvarlige sammen med de personer, som blot skal holdes orienteret.
Læs de to roller hver for sig
Asana beskriver, at en opgave kun kan have én assignee, men mange collaborators. Opretteren og den ansvarlige tilføjes automatisk som samarbejdspartnere. Adgangen til at redigere afhænger af opgavens rettighedsindstillinger.
Vores anbefaling er at skrive det forventede resultat og lade en navngiven person drive næste skridt. I et illustrativt tilbudsreview kan flere fagpersoner bidrage, mens én person samler svarene og følger fristen. Rollen bør kunne forklares uden at gætte ud fra deltagerlisten.
Tilføj orientering med et konkret formål
Samarbejdspartnere modtager indbakkenotifikationer om opdateringer og kan få e-mail afhængigt af deres indstillinger. Asana nævner blandt andet kommentarer, vedhæftninger og afslutning. En person, som omtales med @ i beskrivelse eller kommentarer, tilføjes automatisk som samarbejdspartner.
Overvej derfor, hvem der faktisk skal følge det videre forløb, når en kommentar skrives. Vores forslag er at gøre en anmodning tydelig: Hvad skal kollegaen bidrage med, og hvor skal svaret stå? En omtale alene beskriver ikke nødvendigvis en overdragelse af ansvaret.
Kontrollér en reel overdragelse
Når en anden skal overtage opgaven, bør den ansvarlige og den forventede næste handling gennemgås samlet. Lad modtageren få det nødvendige grundlag og en tydelig forklaring på, hvad der fortsat mangler.
Efter ændringen bør teamet åbne opgaven og kontrollere den faktiske assignee. En voksende liste af samarbejdspartnere kan være nyttig for orientering, men den er ikke i sig selv bevis for en ny ansvarlig. Bevar også opgavens normale acceptkriterium, indtil arbejdet er færdigt.