Skriv arbejdsvejledninger, der holder, når software skifter design
Et nyt design kan gøre en gammel vejledning svær at følge, selv om selve opgaven er uændret. En holdbar vejledning beskriver både, hvad medarbejderen skal gøre, og hvordan vedkommende kan se, at resultatet er korrekt.
Sæt opgaven før skærmbilledet
Shopifys nye administrationsdesign er en konkret anledning til at gennemgå instruktioner. Søgning og andre funktioner får nye placeringer. Metoden her er generel og kan også bruges til CRM, rapportering og andre systemer, som ændrer brugerflade.
- Shopify: Administrationen får nyt udseende Publiceret
Beskriv forudsætningerne
Angiv, hvilken rolle, konto og eventuel butik vejledningen gælder for. Skriv derefter, hvad medarbejderen skal have klar. Det kan være et ordrenummer, en godkendt produkttekst eller en periode, der skal undersøges. Undgå at bruge rigtige personoplysninger i eksempelbilleder.
Et tænkt eksempel er et rent ordreopslag. Vejledningen bør begynde med at vælge den korrekte butik og finde ordren på dens reference. Den bør ikke forudsætte, at den øverste søgerække altid er den rigtige ordre.
Kombinér handling med kontrolpunkt
Skriv korte trin med ét formål ad gangen. Efter åbning af ordren kan kontrolpunktet være, at reference og dato passer til henvendelsen. Efter valg af rapportperiode kan kontrolpunktet være, at både start- og slutdato er korrekte.
Brug funktionens navn, når det er muligt, og lad et skærmbillede være støtte. Hvis teksten alene siger tryk på den blå knap, er den afhængig af farve og placering. En tydelig beskrivelse af handlingen gør det lettere at genkende en flyttet funktion.
Skriv hvad medarbejderen gør ved en afvigelse
En vejledning bør fortælle, hvornår medarbejderen skal stoppe. Hvis den nødvendige post ikke findes, kan næste trin være at kontrollere konto og reference og derefter kontakte den ansvarlige. Et manglende resultat bør ikke automatisk føre til, at en ny post oprettes.
Adskil rene opslag fra handlinger, som ændrer data. Markér, hvor en ændring bliver gemt, og hvilke godkendelser der eventuelt kræves i virksomhedens proces. Den samme vejledning behøver ikke dække alle særlige undtagelser; den kan henvise til en konkret ejer.
Afprøv med en kollega
Lad en anden person følge vejledningen i et egnet øvelsesmiljø eller med en ufarlig læseopgave. Notér de steder, hvor personen må gætte. Ret disse punkter, angiv en gennemgangsdato og udpeg den, der vedligeholder teksten. Genkontrollér ved relevante ændringer frem for at genfotografere hele systemet hver måned.