Hent Airtable-bilaget, mens downloadlinket stadig virker
Et udtræk fra Airtable indeholder links til bilag, og teamet gemmer filen som dokumentation. Inden udtrækket betragtes som komplet, bør det undersøges, om bilagene også er hentet. Selve referencefeltet kan være gemt, selv om downloadmuligheden senere udløber.
Skeln mellem fremvisning og download
Airtable beskriver to typer links. Et attachment viewer-link på airtable.com kræver login og adgang til den relevante base eller grænseflade. Et downloadlink på airtableusercontent.com kræver ikke Airtable-adgang, men udløber af sikkerhedsgrunde efter et par timer.
Vores anbefaling er at identificere linktypen, når et bilag ikke længere kan åbnes. Et udløbet downloadlink er en anden situation end manglende adgang til basen. Undersøg den konkrete reference, før der konkluderes, at selve filen er blevet slettet.
Gennemgå bilagene ved eksport
Airtable anbefaler at downloade vedhæftninger fra links i CSV-eksporter og API-udtræk, inden links udløber. Dokumentationen fraråder samtidig at bruge Airtable som varig offentlig filhosting gennem disse downloadadresser.
Et tænkt eksempel er en afleveringsmappe med både et dataudtræk og de tilhørende bilag. Vores forslag er at kontrollere, at de aftalte filer faktisk er gemt på det godkendte sted, og at forbindelsen mellem post og bilag stadig kan forstås.
Efterprøv den gemte leverance
Åbn et afgrænset udvalg af de gemte filer fra deres endelige placering. Kontrollér filnavn, indhold og den post, som bilaget tilhører. En vellykket eksport af tabellen dokumenterer ikke alene, at alle nødvendige dokumenter er tilgængelige bagefter.
Aftal også adgang og opbevaring for den nye kopi. En separat fil kan være praktisk, men bør indgå i virksomhedens normale håndtering af materialet. Beskriv tydeligt, hvis en aflevering kun indeholder referencer og derfor endnu mangler de egentlige bilag.