Afstem en Shopify-udbetaling med bankens postering
Når en indbetaling ikke ligner dagens salgstal, er det fristende at lede efter en fejl med det samme. Begynd i stedet med én bestemt udbetaling og dens reference. Så bliver det tydeligere, hvilke beløb du faktisk sammenligner.
1. Vælg den konkrete udbetaling
Shopifys dokumentation beskriver, at udbetalingsdetaljer kan indeholde blandt andet id, beløb, bankkonto, overførselsreference og tilknyttede bevægelser. Ventende beløb kan ændre sig. Brug derfor en konkret udbetaling og dens aktuelle status som udgangspunkt.
2. Hold dato og valuta faste
Notér udbetalingsdato, valuta og modtagerkonto. Find den tilsvarende bankpost ud fra reference og beløb, hvor oplysningerne findes. Hvis valutaerne er forskellige, skal forskellen undersøges som en særskilt del af forløbet.
Undgå at sammenligne en salgsrapport for kalenderugen direkte med bankens indbetalinger i samme uge. Betaling, udbetaling og bankens registrering kan ligge på forskellige datoer. Skriv præcist, hvilken periode hvert udtræk dækker.
3. Gennemgå de bevægelser, beløbet består af
Brug de tilgængelige detaljer til at forklare forskellen mellem kundernes betalinger og udbetalingen. Undersøg relevante gebyrer, tilbagebetalinger og justeringer. Hold posterne hver for sig, så en manglende bevægelse ikke skjules i et samlet korrekt udseende tal.
Et tænkt eksempel er 10.000 kr. i betalinger, 1.000 kr. i tilbagebetalinger og 200 kr. i gebyrer. Under netop de forudsætninger bliver beløbet 8.800 kr. Det er alene et regneeksempel; den faktiske udbetaling kan have andre bevægelser og skal forklares med dens egne data.
4. Brug perioderapporten til et andet spørgsmål
Shopify Payments activity report viser bevægelser i en valgt periode og valuta. Dokumentationen angiver tre dages dataforsinkelse og forklarer, at periodens rapporttal ikke nødvendigvis matcher bankens indbetalinger for samme periode. Brug rapporten til periodens samlede bevægelser og udbetalingsdetaljerne til en enkelt bankpost.
5. Skriv afvigelsen, før du sender den videre
En brugbar afvigelsesnote indeholder udbetalings-id, den forventede bankpost, de sammenlignede beløb og det punkt, du ikke kan forklare. Vedhæft relevante udtræk gennem virksomhedens normale sikre kanal. Undlad at sprede mere kunde- eller bankinformation end nødvendigt.
Fordel derefter sagen til den ansvarlige for webshopbetalinger eller bogføring. Denne fremgangsmåde hjælper med at finde og forklare en forskel; den fastlægger ikke, hvordan den enkelte post skal bogføres. Bevar udtræk og noten, så næste kontrol kan fortsætte fra det uafklarede punkt.