Afgræns ændringen, når et gentaget Zoom-møde flyttes
Kun næste uges statusmøde skal flyttes, men en ændring af hele serien kan ramme flere aftaler end planlagt. Beskriv først, hvilke datoer der skal ændres, og brug derefter den tilsvarende afgrænsning i Zoom og kalenderen.
Vælg det tilsigtede omfang
I Zooms desktopapp skelner redigering mellem This meeting only, This and following meetings og All meetings in this series. Det sidste valg omfatter også tidligere forekomster; valget af kommende møder ændrer ikke de tidligere.
Vores anbefaling er at skrive den første berørte dato og om ændringen er midlertidig eller varig. Ved én flyttet aftale bør en kollega kunne se, at de efterfølgende møder fortsat følger den oprindelige plan.
Gennemgå den tilknyttede kalender
Zooms vejledning til webportalen angiver, at gentagelsen også skal redigeres gennem kalenderen, hvis mødet tidligere er føjet til eksempelvis Google Calendar eller Outlook. Møder med registrering understøtter ikke synkronisering af én forekomst fra kalenderen til Zoom.
Afklar derfor, hvor den konkrete serie blev planlagt, før du vælger fremgangsmåde. Se på både Zoom-mødet og kalenderaftalen. Brug ikke en opdateret værtsvisning som eneste bevis for, at deltagerne har den tilsigtede dato og det rigtige link.
Kontrollér en berørt og en uændret dato
Efter en aftalt ændring bør arrangøren gennemgå den flyttede forekomst samt næste møde, der skulle forblive uændret. Kontrollér tidspunkt, tidszone og mødelink i den invitation, deltagerne skal bruge.
Hvis noget ikke stemmer, så afstem den eksisterende serie før en ny oprettes. Dobbeltinvitationer kan gøre det uklart, hvilken aftale der gælder. Bevar en kort note om, hvad der blev flyttet, og hvem der følger op på eventuelle deltagere med en gammel invitation.