Find lagringsstedet bag filerne i Teams
Et tilbud ligger i en Teams-samtale, og projektgruppen kalder det den fælles fil. Men samtalens placering fortæller også noget om, hvor uploadet bliver gemt. Afklar lagringsstedet, før dokumentet får rollen som teamets faste arbejdsgrundlag.
Skeln mellem chat og kanal
Microsoft beskriver, at filer uploadet til en kanal gemmes i teamets SharePoint-mappe. Filer sendt i en chat gemmes i afsenderens OneDrive for Business og deles med personerne i samtalen. Begge kan findes via Shared-fanen i den relevante samtale.
Vores anbefaling er at vælge et konkret dokument og kontrollere dets placering. En chatbesked med teksten fælles tilbud er ikke en beskrivelse af ejerskab eller langsigtet vedligeholdelse. Aftal, hvilken fil teamet skal arbejde videre i, og hvem der holder den ajour.
Brug den rigtige Microsoft 365-kontekst
OneDrive-visningen i Teams viser arbejdsfiler knyttet til Microsoft 365-kontoen. Microsoft understreger, at den ikke er den personlige OneDrive, og at Teams ikke kan forbinde til denne personlige tjeneste.
Ved flere konti bør medarbejderen kontrollere, hvilken arbejdskonto der er åben. Gennemgå materialet i den organisation, som samarbejdet vedrører. Det gør overdragelsen mere konkret end en besked om, at filen bare ligger i OneDrive.
Aflever én genkendelig arbejdsudgave
Lav en kort intern oversigt over de dokumenter, som næste projektfase kræver. Angiv den aftalte placering, ansvarlig og det link, kollegerne skal bruge. Undgå parallelle kopier med næsten ens navne uden en tydelig forklaring på formålet.
Lad en kollega åbne den aftalte fil fra sin normale arbejdskonto og kontrollere den nødvendige adgang. Hvis materialet flyttes som del af afleveringen, bør de anvendte links gennemgås bagefter. Afslut først, når gruppen kan finde og arbejde i den rigtige udgave.