Google udvider Workspace Studio med eksterne integrationer
Google annoncerede den 17. september nye forbindelsesmuligheder i Workspace Studio. For virksomheder, der arbejder på tværs af mail, dokumenter og salgssystemer, er det en anledning til at undersøge, om en konkret arbejdsgang kan samles bedre.
Det nye og den planlagte adgang
Annonceringen omfatter egne udløsere, egne trin, tredjepartsintegrationer i beta og webhooks, som sender forespørgsler til eksterne systemer. Blandt de nævnte integrationer er HubSpot og Salesforce. Funktionerne er slået fra som udgangspunkt og kræver administratorens opsætning.
Administrationsindstillinger begyndte ifølge planen at rulle ud 17. september. Brugerfunktionerne følger fra 21. september for Rapid Release og fra 30. september for Scheduled Release, sidstnævnte over op til 15 dage. Annonceringen er altså ikke dokumentation for adgang i alle konti i dag.
Afklar handlingen før forbindelsen
Min anbefaling er at begynde med én sætning om resultatet: Når en bestemt hændelse opstår, skal en navngiven opgave ende hos den ansvarlige medarbejder. Det er lettere at vurdere end et bredt ønske om at forbinde hele virksomheden.
Et tænkt eksempel er en intern opgave om at gennemgå et nyt dokument. Beskriv, hvilket dokument der udløser opgaven, hvad medarbejderen skal se, og hvornår forløbet er færdigt. Undersøg derefter, om de tilgængelige trin understøtter netop det.
Et integrationsnavn er ikke en færdig arbejdsgang
At et system står på en integrationsliste fortæller ikke i sig selv, hvilke af jeres felter og handlinger forbindelsen kan håndtere. Bed om at se den konkrete læsning eller ændring udført med passende testdata. Medtag også fejl og gentagelser i prøven.
Afklar samtidig, hvem der vedligeholder egne trin, og hvor et mislykket forløb bliver synligt. En forbindelse er først operationelt nyttig, når teamet kan se, om den aftalte opgave faktisk blev udført.
Næste skridt for et mindre team
Vent med at flytte kritiske processer, til adgang og det nødvendige forløb er afprøvet. Lav først et lille forsøg med en intern opgave, en ansvarlig og et tydeligt succeskriterium. Det giver et konkret grundlag for at afgøre, om de nye muligheder passer ind i jeres hverdag.
Hvis I mangler overblikket over de eksisterende forbindelser, kan I begynde med et integrationskort.