Giv Trellos checklistpunkter en tydelig ejer og frist
Et fælles kort kan rumme flere personers arbejde. Hvis kun kortets overskrift har en ansvarlig, kan en lille delopgave blive liggende mellem to kolleger. Trellos avancerede checklister kan gøre den enkelte overdragelse mere konkret.
Skriv én handling pr. ansvarlig
Advanced checklists kan tildele én person og en frist til hvert punkt. Funktionen kræver et board i et Standard-, Premium- eller Enterprise-workspace, og indstillingerne skal sættes af et workspace-medlem.
Vores anbefaling er punkter med et synligt resultat: eksempelvis Kontrollér produktteksten og angiv rettelser. Hvis to personer skal levere forskellige bidrag, så beskriv hvert bidrag særskilt. Den ansvarlige for hele kortet bør fortsat kunne se, hvordan delene tilsammen opfylder opgaven.
Kontrollér tidspunkt og notifikation
Trellos vejledning angiver, at en checklistfrist som udgangspunkt sættes til klokken 18 i den lokale tid hos den, der satte datoen. Klokkeslættet kan redigeres i iOS- og Android-appene. Skriv derfor den faktiske deadline tydeligt, hvis en aflevering skal ske tidligere.
Vejledningen beskriver notifikationer i appen og via e-mail ved tildeling og relevante fristændringer. Den angiver samtidig, at pushnotifikationer til iOS og Android endnu ikke er tilgængelige for avancerede checklister. Afprøv den kanal, teamet faktisk forventer at følge.
Kontrollér overdragelsen fra modtagerens side
Den tildelte person kan finde sine checklistpunkter i Your Items på Home. Lad en kollega kontrollere et ufarligt prøvepunkt dér, så prøven omfatter mere end blot afsenderens gemte valg.
Når punktet er løst, bør den korte afleveringsnote vise resultatet og eventuelle rester. Et flueben bliver mest brugbart, når den næste person ved, hvad det dækker. Hvis delopgaven vokser, så overvej et selvstændigt kort og bevar forbindelsen til den oprindelige leverance frem for at gemme hele forløbet i en enkelt linje.