Find teamets sendte svar fra den fælles Outlook-postkasse
En kollega overtager en fælles salgsindbakke og kan ikke finde gårsdagens svar. Før kunden får endnu en besked, bør teamet undersøge, hvor den sendte kopi er gemt. Den fælles afsenderadresse sikrer ikke i sig selv et samlet overblik over sendte mails.
Undersøg afsenderens mappe
Microsoft beskriver for Outlook og Exchange Online et forløb, hvor mails sendt som eller på vegne af en fælles postkasse gemmes i brugerens egen Sendt post frem for den fælles postkasses mappe.
Bed den kendte afsender finde den konkrete besked, og sammenhold modtager, emne og tidspunkt. Vores anbefaling er at afstemme et manglende svar på denne måde før en ny afsendelse. En tom fælles mappe er ikke tilstrækkeligt grundlag for at sige, at kunden ikke er blevet kontaktet.
Afklar, hvordan kopien skal gemmes
Microsoft beskriver en serverindstilling, der gemmer en kopi i den fælles postkasse. Indstillingerne for Send As og Send on Behalf er forskellige. For new Outlook er servermetoden den relevante af de to beskrevne løsningsmetoder.
Giv administratoren den præcise postkasse, klientversion og afsendelsesform. Bed om en afgrænset vurdering af den eksisterende opsætning. Undgå at følge en tilfældig lokal registreringsdatabasevejledning, når teamet bruger en anden klient eller allerede har en løsning på serveren.
Kontrollér overdragelsen med en intern prøve
Lav en aftalt prøve til en intern modtager med en tydelig testtekst. Lad en anden medarbejder finde kopien fra den fælles postkasse, og kontrollér at den forventede afsender vises hos modtageren. Gentag for de afsendelsesformer, teamet faktisk bruger.
Gem resultatet i den eksisterende vejledning til indbakken. Et fælles arkiv over sendte beskeder hjælper ved overdragelse, men teamet skal stadig aftale, hvem der ejer næste svar. En synlig mailkopi fortæller ikke alene, om kundens spørgsmål er færdigbehandlet.