Lageroptælling og lagerregulering kræver to forskellige beslutninger
Når en optælling afviger fra systemet, er det fristende straks at erstatte tallet. Men først skal teamet afgøre, om observationen og systemets beholdning vedrører samme grundlag. Her er forskellen mellem at registrere og at beslutte.
Observation og handling har forskellige formål
Shopifys nye POS-forløb adskiller indsendt optælling fra godkendelse af reguleringen. Det er et konkret eksempel på to trin. Analysen her er min vurdering af, hvorfor skellet er nyttigt i driften.
- Shopify: Run stock counts in POS Publiceret
Optællingen dokumenterer det sete
Den medarbejder, som tæller, bør registrere, hvad der faktisk blev fundet, og hvor og hvornår det skete. Observationen mister værdi, hvis tallet ændres for at passe til forventningen.
Et tænkt eksempel er en hylde med syv enheder, mens systemet viser otte. Optælleren skal kunne gemme syv og beskrive området, også selv om forklaringen endnu ikke er kendt.
Reguleringen vælger en konsekvens
Den ansvarlige skal derefter afgøre, om der er grundlag for at ændre beholdningen, eller om en anden registrering forklarer forskellen. En bevægelse til et andet sted kan kræve en anden behandling end en faktisk manglende vare.
Det er derfor nyttigt at bevare både observation og beslutning. Hvis kun det seneste antal står tilbage, bliver det sværere senere at forstå, hvad der blev undersøgt og hvorfor ændringen blev foretaget.
For meget og for lidt kontrol kan begge koste tid
Hvis alle små afvigelser venter uden en ansvarlig, bliver optællingen ikke afsluttet. Hvis alt godkendes uden undersøgelse, kan teamet gentage den samme uforklarede regulering.
Min anbefaling er at aftale en enkel behandlingsregel med ansvar og prioritet. Den skal afspejle jeres varer og drift. Jeg foreslår ikke en universel beløbsgrænse, som ukritisk kan bruges i enhver butik.
Vurder forløbet på forklarlige ændringer
Teamet bør kunne finde den oprindelige observation, den efterfølgende undersøgelse og den valgte handling. Ved gentagne afvigelser skal historikken kunne bruges til at undersøge et mønster.
Det bedste kontrolpunkt er derfor ikke alene, om de to tal til sidst er ens. Det er, om den ansvarlige kan forklare, hvorfor beholdningen blev ændret, eller hvorfor optællingen ikke gav anledning til en regulering.