Kontrollér linkede diagrammer før præsentationen sendes
Regnearket er rettet, men diagrammet i salgspræsentationen viser stadig sidste uges resultat. En forbindelse til kilden gør opdatering mulig; den erstatter ikke kontrollen af det materiale, der faktisk afleveres.
Åbn kilden og sammenhold et kendt tal
Google Docs og Slides kan opdatere et linket objekt enkeltvis eller samlet via Tools, Linked objects og Update all. Hvis Update ikke vises, kan objektet allerede være opdateret, eller forbindelsen kan være fjernet. Fraværet af knappen afgør derfor ikke alene sagen.
Vores anbefaling er at vælge ét tal, som med sikkerhed blev ændret i kilden. Sammenhold det med diagrammet og kontrollér samtidig periode, enhed og forklaring. Et korrekt beløb med den forkerte månedsoverskrift kan stadig give læseren et forkert billede.
Placér rettelser det rigtige sted
Google oplyser, at ændringer i kildefilen kan overskrive lokale ændringer, når det linkede objekt opdateres. Ændringer i destinationen bliver ikke kopieret tilbage til kilden. Aftal derfor, hvor den vedligeholdte udgave ligger.
Hvis præsentationen skal have en anden forklaring end arbejdsarket, bør teamet beskrive, hvor den tekst vedligeholdes. Undgå en rutine, hvor en kollega hver uge retter noget lokalt, som den næste opdatering fjerner. Lad en anden medarbejder prøve den beskrevne opdateringsvej før overdragelsen.
Se præsentationen som modtageren
Personer med adgang til destinationsdokumentet kan se de linkede diagrammer, tabeller eller slides, selv om de ikke har adgang til kildefilen. Manglende kildeadgang skjuler altså ikke det indhold, der allerede vises i præsentationen.
Gennemgå derfor de synlige oplysninger før deling. Kontrollér også en eventuel eksporteret PDF særskilt med dato og versionsnavn. Vores forslag er at gemme den afleverede udgave og den anvendte dataperiode sammen, så en senere rettelse i arbejdsarket ikke gør det uklart, hvad modtageren fik.