Kontrollér adgang og aktualitet før IMPORTRANGE deles
En fælles oversigt skal hente fem kolonner fra et større arbejdsark. Formlen kan være kort, men forbindelsen har betydning for både adgang og rapportens aktualitet. Afklar de to forhold, før oversigten bliver teamets faste beslutningsgrundlag.
Del kun en egnet kildefil
IMPORTRANGE kræver tilladelse mellem arkene. Når forbindelsen er godkendt, kan enhver redaktør i destinationsarket bruge funktionen til at hente andre dele af kildearket. Adgangen varer, indtil den bruger, der gav tilladelsen, fjernes fra kilden.
Et navngivet område eller fem valgte kolonner bør derfor ikke behandles som en adgangsgrænse. Vores anbefaling er en særskilt kildefil med det indhold, som destinationens redaktører må arbejde med. Beslut først målgruppen, og byg derefter den delte datamængde.
Undgå en lang kæde af afhængige ark
Google beskriver, at kæder af IMPORTRANGE-forbindelser kan forsinke opdateringer. Funktionen venter på beregninger i kilden, og der er en grænse på 10 MB modtagne data pr. anmodning. Google anbefaler at samle eller beregne data i kilden før import.
Hvis mødeoversigten kun skal bruge ugens samlede ordreantal, kan et lille færdigt resultat være mere overskueligt end alle ordrelinjer gennem tre mellemregneark. Tegn forbindelsen på én linje, og angiv, hvem der ejer den kilde, hvor tallet først beregnes.
Gør forsinkelse synlig i arbejdsgangen
Genindlæsning af dokumentet tvinger ikke i sig selv IMPORTRANGE til at genindlæse data. En åben oversigt bør derfor ikke automatisk beskrives som øjeblikkeligt opdateret.
Vores forslag er at vise dataperiode og seneste kontrollerede kildeudtræk sammen med resultatet. Afprøv forbindelsen med en ufarlig, kendt ændring og undersøg, hvornår den ses i destinationen. Hvis opgaven kræver et bestemt tidspunkt for opdatering, skal det krav kontrolleres særskilt frem for at blive udledt af en fungerende formel.