Gennemgå både Google Forms og svararket ved overdragelse
En formular er overdraget til en ny kollega, men det gamle svarark bliver stadig brugt. Kontrollen bør omfatte både forbindelsen og adgangen til de to filer. Ellers kan teamet læse et gammelt udsnit eller overse en tidligere samarbejdspartners adgang.
Kontrollér rettighederne på begge filer
Når et nyt svarark oprettes, får formularens collaborators automatisk adgang til arket. Senere ændringer af formularens rettigheder synkroniseres ikke automatisk. Google angiver, at adgang skal ændres eller fjernes særskilt på både formular og ark.
Vores anbefaling er en overdragelse med to konkrete links og en navngiven ansvarlig. Gennemgå de personer, der fortsat har et arbejdsbehov, på begge filer. Brug de faktiske delingsindstillinger som grundlag frem for at antage, at samme filnavn eller placering betyder samme adgang.
Skeln mellem frakobling og oprydning
Unlink form stopper overførslen af nye svar til regnearket, mens de eksisterende data bliver liggende. Formular og svarark er separate filer; sletning af den ene sletter ikke automatisk den anden.
Hvis et ark erstattes, så markér tydeligt, at det gamle er historisk, og angiv hvor den aktuelle opfølgning foregår. Afstem det sidste kendte svar og tidspunktet for skiftet. Et ark, som stadig åbner normalt, er ikke nødvendigvis et ark, der stadig modtager data.
Prøv den nye forbindelse før den bruges videre
Svarenes destination vælges under Responses via Select destination for responses. Der kan vælges et nyt eller eksisterende regneark.
Lav en tydeligt markeret prøve med ufarlige oplysninger, og kontrollér, at den lander i den tilsigtede destination. Undersøg også, hvilke interne rapporter der læser det tidligere ark. Flyt ikke deres datagrundlag ukritisk; den ansvarlige bør først afklare, hvilke historiske svar og kolonner der skal følge med.