Kend grænsen for fortrolig tilstand i Gmail
Et dokument skal kun være tilgængeligt i en begrænset periode. Gmails fortrolige tilstand kan styre adgangen, men den bør vælges med et klart billede af, hvad modtageren stadig kan gøre. Afstem både adgang og indhold før afsendelse.
Vælg udløb efter modtagerens opgave
Fortrolig tilstand kan give mailen en udløbsdato og begrænse mulighederne for at videresende, kopiere, udskrive og downloade. Indstillingerne gælder både beskedtekst og vedhæftninger. Afsenderen kan også fjerne adgang før udløb via den sendte mail.
Vores anbefaling er at vælge perioden ud fra det aftalte arbejde. Hvis modtageren skal gennemgå et tilbud fredag, hjælper et udløb torsdag ikke. Skriv tydeligt, hvornår materialet kan læses, og hvem modtageren skal kontakte ved problemer.
Lov ikke beskyttelse mod skærmbilleder
Google understreger, at modtageren stadig kan tage skærmbilleder eller fotografere mailen. Ondsindede programmer kan desuden stadig kopiere eller downloade indhold. Begrænsede knapper er derfor ikke en garanti mod videre kopiering.
Gennemgå hvilke oplysninger der er nødvendige for opgaven, og følg virksomhedens aftalte kanal for materialet. Undlad at sende ekstra bilag alene med den begrundelse, at mailen er markeret fortrolig. Adgangsindstillingen bør understøtte en allerede afklaret deling.
Afklar hvordan modtageren åbner mailen
Uden SMS-kode kan Gmail-modtagere åbne beskeden direkte, mens andre får en kode via mail. Med SMS-kode skal modtagerens telefonnummer anvendes.
Kontrollér kontaktoplysningerne og vælg den aftalte adgangsform. Ved en intern prøve kan en kollega gennemgå åbningen med ufølsomt eksempelindhold. Afslut kontrollen med, at modtageren både kan læse materialet inden for perioden og forstå, hvad vedkommende skal gøre, hvis adgangen senere er udløbet.