Sådan skriver du en fælles AI-instruktion til tilbudsudkast

Vælg en opgave med en tydelig slutning

Googles annoncering af skills i Workspace den 16. september er en anledning til at gennemgå de instruktioner, teamet allerede bruger. Metoden her er vores eget forslag og kan bruges uafhængigt af det konkrete AI-værktøj.

Start eksempelvis med et internt tilbudsudkast ud fra et godkendt møderesumé. Slutpunktet er et dokument, som sælgeren gennemgår. Skriv det direkte i instruktionen, så det er tydeligt, hvornår opgaven er færdig.

1. Beskriv det nødvendige input

Lav en kort liste over oplysninger, der skal være til stede. For et tilbud kan det være kundens behov, omfang, ønsket tidspunkt, kontaktperson og den relevante standardleverance. Angiv også, hvilke felter der godt må være ukendte.

En brugbar regel kan være: Hvis en pris ikke findes i den angivne prisliste eller sagens godkendte oplysninger, markeres prisfeltet som uafklaret. Assistenten skal derefter samle de manglende oplysninger i en kort spørgeliste. Det gør mangler synlige for sælgeren.

2. Peg på den gældende kilde

Hold selve instruktionen kort og henvis til én gældende leverancebeskrivelse og én skabelon. Angiv, hvem der ejer dokumenterne, og hvordan teamet finder den aktuelle version. Undgå at bruge en mappe fuld af gamle tilbud som en ubegrænset facitliste.

Beskriv, hvad der skal ske ved modstrid. Hvis møderesuméet nævner en leverance, som skabelonen ikke dækker, bør resultatet markere forskellen til sælgerens vurdering. Den slags regel er mere anvendelig end en generel besked om at være præcis.

3. Definér et kontrollerbart resultat

Skriv de ønskede afsnit i rækkefølge. For eksempel: kundens situation, foreslået leverance, forudsætninger og næste skridt. Tilføj en intern kontrolliste efter udkastet med henvisninger til de oplysninger, det bygger på.

Hold kundeteksten adskilt fra sælgerens arbejdsnoter. Det skal være let at opdage, hvis noget mangler, og let at se, hvilke interne noter der ikke skal med i det endelige tilbud.

4. Prøv både den nemme og den uklare sag

Vælg tre tænkte eller passende anonymiserede sager: én med alle oplysninger, én med en manglende pris og én med modstridende leveranceønsker. Aftal på forhånd, hvad et acceptabelt resultat skal vise i hver sag.

• Alle nødvendige afsnit er med.
• Beløb og leverancer kan føres tilbage til de angivne kilder.
• Mangler og modstrid bliver markeret.
• Arbejdsnoter står adskilt fra kundeteksten.

Bed en anden kollega vurdere resultatet uden først at få forklaret hensigten. Hvis vedkommende ikke kan finde de uafklarede punkter, skal formatet eller instruktionen justeres.

5. Vedligehold instruktionen som en arbejdsprocedure

Gem en versionsdato og en ansvarlig. Når en fejl opdages, så tilføj den til de cases, der afprøves ved næste ændring. Vurder både indholdets kvalitet og sælgerens rettetid, før instruktionen bredes ud.

Hvis næste skridt er at lade assistenten ændre oplysninger i et system, er det en særskilt beslutning. Se også gennemgangen af læse- og skriveadgang i CRM.