Giv Zooms alternative vært det rigtige startlink
Når arrangøren bliver forsinket, skal en kollega kunne åbne kundemødet uden improvisation. Zooms alternative vært er en mulighed, men rollen kræver mere end at stå på deltagerlisten. Overdrag både værtsrollen og den konkrete vej ind i mødet.
Kontrollér konto og licens
I det almindelige forløb kræver Zoom, at både arrangør og alternativ vært har en betalt licens på samme konto. Zoom dokumenterer også en særskilt mulighed mellem forbundne master- og underkonti. Den alternative vært skal være logget ind med den korrekte konto.
Vores anbefaling er at kontrollere den valgte bruger før invitationen færdiggøres. En kollegas navn i adressebogen fortæller ikke, hvilken Zoom-konto vedkommende er logget ind på. Afklar eventuelle forskelle med kontoansvarlig, mens der stadig er tid til at rette opsætningen.
Find linket uden at lede i mødelisten
Zoom oplyser, at mødet ikke vises i den alternative værts liste over kommende møder. Vedkommende kan starte det via linket i mailen eller kalenderinvitationen fra værten. Er mailnotifikationen slået fra, kommer beskeden med startlinket ikke automatisk.
Bed derfor den alternative vært finde den konkrete invitation som del af forberedelsen. Aftal, hvor linket ligger, og kontrollér det i en intern prøve. En besked om, at rollen er tildelt, er ikke samme bevis som, at kollegaen kan finde og starte det rigtige møde.
Adskil mødestart fra fremtidig planlægning
Rollen som alternativ vært giver ikke i sig selv ret til at planlægge nye møder på arrangørens vegne. Zoom henviser til scheduling privilege til det formål.
Aftal præcist, hvad overdragelsen dækker: blot at starte dagens møde, at lede samtalen eller også at planlægge fremtidige aftaler. Giv kollegaen agenda og relevant materiale sammen med rollen, så teknisk adgang og praktisk ansvar følges ad.