Kontrollér Teams-optagelsens udløb på afspillersiden
En optagelse fra et kundemøde kan være vigtig ved næste overdragelse, men et gammelt chatlink er ikke en opbevaringsplan. I Teams bør den ansvarlige kontrollere optagelsens aktuelle udløb dér, hvor videoen administreres.
Åbn videoen og læs den aktuelle frist
Administratorens indstillinger bestemmer optagelsens udløb. Microsoft beskriver, at fristen kan ændres på videoens afspillerside via nedtællingen under optagelsen. Det kræver redigeringsadgang; arrangør og medarrangører får normalt denne adgang.
Start med den konkrete optagelse, som overdragelsen bygger på. Notér den aktuelle frist og den ansvarlige. Hvis en kollega kun kan se videoen, skal vedkommende ikke antage også at kunne ændre udløbet. Få den relevante ejer med i afklaringen.
Lad ikke chatbeskeden afgøre status
Microsoft oplyser, at chatbeskeden om kommende udløb kan blive stående, selv efter udløbet er fjernet. Det at se optagelsen ændrer heller ikke dens udløbsdato.
Gennemgå derfor selve indstillingen efter en aftalt ændring. Undgå at bruge afspilning som en metode til at forlænge fristen eller at gentage ændringen alene på grund af den gamle chattekst. Gem i stedet en kort note om det kontrollerede resultat og tidspunkt.
Aftal formål og adgang før forlængelse
Vores anbefaling er at knytte opbevaringen til en konkret opgave: Hvilken beslutning eller viden skal næste kollega kunne finde, og hvor længe er optagelsen nødvendig? Vælg en løsning inden for organisationens egne regler frem for automatisk at fjerne alle udløb.
Kontrollér også den tilsigtede modtagers adgang. Microsoft beskriver, at gæster og eksterne deltagere kun kan se optagelsen, når den er delt udtrykkeligt med dem. Afklar derfor både frist og deling; en bevaret video hjælper ikke modtageren, hvis linket stadig er utilgængeligt.