Vælg Calendly-booking efter, hvem der skal deltage
Skal kunden møde både en rådgiver og en specialist, eller er én ledig kollega nok? Det spørgsmål bør afgøre mødetypen i Calendly. En kalender med mange ledige tider hjælper ikke, hvis bookingen mangler den person, der skal besvare kundens spørgsmål.
Brug Collective, når flere skal være med
Collective viser tider, hvor alle valgte værter er ledige, og føjer dem alle til invitationen ved booking. Calendly angiver funktionen til Standard, Teams og Enterprise.
Vores anbefaling er at skrive de nødvendige roller ind i mødebeskrivelsen, før værterne vælges. Til en teknisk afklaring kan både sælger og specialist være nødvendige. Til et indledende spørgsmål kan samme bemanding være unødvendig. Fjern kun en vært, når mødet stadig kan opfylde sit formål.
Brug Round Robin, når én vært kan løse opgaven
Round Robin fordeler møder mellem værter efter tilgængelighed og de valgte fordelingsregler. Funktionen findes på Teams og Enterprise. Den kan blandt andet bruges til at fordele belastning eller prioritere bestemte medlemmer.
Aftal, hvilke spørgsmål alle i puljen skal kunne håndtere. Hvis kun én person kan besvare en bestemt type henvendelse, bør bookingteksten eller fordelingen tage højde for det. En automatisk tildeling er først nyttig, når modtageren også har det nødvendige materiale og mandat.
Kontrollér pladser og det konkrete bookingresultat
Ved møder med flere værter kræver Calendly en betalt brugerplads til hver vært. Inviterede gæster behøver hverken konto eller brugerplads. Group er en anden model: én vært med flere gæster i samme tidsrum.
Afprøv den valgte model internt, før linket deles med kunder. Kontrollér både de viste tider og personerne på den endelige invitation. Afprøv også en situation, hvor en nødvendig vært er optaget. Resultatet skal passe til det løfte, bookingteksten giver kunden.